Política de Privacidade do Nexxo

Última atualização: [inserir data]

Versão: [inserir versão, ex.: 1.0]

Estado: versão provisória para fase inicial de testes e validação do produto.

A presente Política de Privacidade explica como o Nexxo recolhe, utiliza, conserva, protege e partilha dados pessoais no âmbito da utilização da nossa plataforma, incluindo o painel administrativo, o portal público de acompanhamento de processos, funcionalidades de gestão de clientes, processos, documentos, comunicações, notificações, equipa e demais serviços relacionados.

O Nexxo foi desenvolvido para apoiar empresas, assessorias, consultores, advogados, equipas administrativas e outros profissionais na gestão de processos, comunicação com clientes, solicitação e organização de documentos, acompanhamento de pendências e melhoria da experiência dos seus próprios clientes.

Levamos a privacidade e a proteção de dados pessoais a sério. Por isso, procuramos tratar os dados pessoais de forma lícita, leal, transparente, segura e limitada às finalidades necessárias para a prestação dos nossos serviços.

1. Sobre esta versão provisória

O Nexxo encontra-se numa fase inicial de desenvolvimento, validação e testes com utilizadores reais ou potenciais utilizadores. Por esse motivo, alguns dados formais da entidade responsável, como nome jurídico definitivo, NIF/NIPC, morada comercial, domínio oficial e contactos institucionais finais, ainda poderão não estar definidos.

Enquanto esses dados não forem definidos, esta Política utiliza identificadores provisórios, nomeadamente:

• Nome comercial/provisório: Nexxo;
• Responsável pelo projeto: [inserir nome da pessoa ou entidade responsável];
• E-mail de contacto provisório: [inserir e-mail de contacto provisório];
• Domínio oficial: [a definir];
• Morada: [a definir];
• NIF/NIPC: [a definir, quando aplicável].

Assim que estes dados forem formalmente definidos, esta Política será atualizada, versionada e disponibilizada aos utilizadores da plataforma.

A ausência temporária de alguns dados comerciais definitivos não altera o compromisso do Nexxo com a proteção dos dados pessoais tratados durante a fase de testes, validação ou utilização inicial da plataforma.

2. Quem somos

Para efeitos da presente Política de Privacidade, o serviço é operado sob o nome Nexxo, uma plataforma digital de gestão e acompanhamento de processos.

Enquanto a estrutura jurídica definitiva da operação ainda não estiver formalizada ou comunicada, os contactos para questões relacionadas com privacidade e proteção de dados serão tratados através dos meios provisórios indicados nesta Política.

Responsável pelo projeto/plataforma: [inserir nome do responsável ou entidade]

E-mail para contacto geral: [inserir e-mail]

E-mail para privacidade e proteção de dados: [inserir e-mail de privacidade, se diferente]

Website/domínio: [a definir]

Morada: [a definir]

NIF/NIPC: [a definir, quando aplicável]

Sempre que nesta Política utilizamos expressões como “Nexxo”, “nós”, “nosso” ou “plataforma”, estamos a referir-nos ao serviço Nexxo e à entidade ou pessoa responsável pela sua operação.

3. Âmbito desta Política

Esta Política aplica-se ao tratamento de dados pessoais realizado no contexto da utilização do Nexxo, incluindo:

• Criação e gestão de contas de utilizador;
• Utilização do painel administrativo;
• Gestão de empresas, equipas, perfis e permissões;
• Gestão de clientes;
• Criação e acompanhamento de processos;
• Solicitação, envio, armazenamento, consulta e download de documentos;
• Acesso ao portal público de acompanhamento de processo;
• Verificação de acesso através de OTP enviado por e-mail;
• Envio de notificações por e-mail e/ou WhatsApp;
• Envio de comunicações operacionais, administrativas e, quando aplicável, comerciais;
• Gestão de modelos de e-mail e notificações;
• Registos de atividade, auditoria e segurança;
• Suporte técnico e atendimento ao utilizador;
• Cumprimento de obrigações legais e defesa de direitos.

Esta Política não se aplica a websites, aplicações, serviços ou plataformas de terceiros que possam ser acedidos através de links existentes no Nexxo. Esses serviços possuem as suas próprias políticas de privacidade.

4. Papéis no tratamento de dados

Dependendo do contexto, o Nexxo pode atuar como responsável pelo tratamento ou como subcontratante.

4.1. Quando o Nexxo atua como responsável pelo tratamento

O Nexxo atua como responsável pelo tratamento quando decide as finalidades e os meios do tratamento de determinados dados, por exemplo:

• Dados da conta criada diretamente na plataforma;
• Dados de faturação e gestão contratual, quando aplicável;
• Dados relacionados com comunicações comerciais próprias, quando aplicável;
• Dados de suporte;
• Dados técnicos, de segurança e auditoria da plataforma;
• Registos necessários para cumprimento de obrigações legais.

4.2. Quando o Nexxo atua como subcontratante

Quando uma empresa, assessoria, advogado, consultor ou outro profissional utiliza o Nexxo para gerir os seus próprios clientes, processos e documentos, essa entidade é, em regra, a responsável pelo tratamento dos dados dos seus clientes.

Nesses casos, o Nexxo atua como subcontratante, tratando os dados pessoais em nome e por instruções do cliente empresarial que utiliza a plataforma.

Exemplo: se uma assessoria cadastra um cliente, cria um processo, solicita documentos e acompanha pendências através do Nexxo, essa assessoria é normalmente a responsável pelo tratamento desses dados, e o Nexxo fornece a infraestrutura tecnológica para viabilizar esse tratamento.

5. Dados pessoais que podemos tratar

O Nexxo pode tratar diferentes categorias de dados pessoais, dependendo das funcionalidades utilizadas e das informações inseridas na plataforma.

5.1. Dados de identificação

• Nome;
• E-mail;
• Número de telefone;
• Morada;
• Documento de identificação, quando inserido na plataforma;
• Nacionalidade, quando aplicável ao processo;
• Data de nascimento, quando aplicável;
• Número de contribuinte ou equivalente, quando aplicável;
• Outros dados identificativos necessários ao processo gerido pelo utilizador da plataforma.

5.2. Dados de conta e autenticação

• Nome do utilizador;
• E-mail de login;
• Palavra-passe encriptada ou hash de autenticação;
• Perfis, permissões e nível de acesso;
• Empresa ou organização associada;
• Histórico de acessos;
• Estado da conta;
• Preferências da conta.

5.3. Dados profissionais e organizacionais

• Nome da empresa;
• Morada da empresa;
• E-mail institucional;
• Telefone;
• Dados de membros da equipa;
• Cargos, funções e responsabilidades;
• Permissões atribuídas a cada utilizador;
• Configurações internas da organização;
• Serviços prestados;
• Valores de serviços;
• Tipos de processos trabalhados;
• Modelos de documentos e notificações configurados.

5.4. Dados de clientes finais cadastrados na plataforma

• Nome completo;
• E-mail;
• Telefone;
• Morada;
• Dados associados a processos;
• Documentos enviados;
• Pendências;
• Histórico de comunicações;
• Estado de processos;
• Observações e comentários inseridos pela equipa responsável;
• Outros dados necessários à prestação do serviço contratado entre o cliente final e o utilizador da plataforma.

5.5. Dados de processos

• Número ou identificador do processo;
• Tipo de processo;
• Estado do processo;
• Etapas e histórico de evolução;
• Serviços associados;
• Responsável interno;
• Prazos;
• Pendências;
• Comentários;
• Atualizações de estado;
• Documentos associados;
• Comunicações enviadas ao cliente final.

5.6. Documentos e ficheiros enviados

O Nexxo pode permitir o upload, armazenamento, consulta e download de documentos, incluindo, conforme o caso:

• Documentos de identificação;
• Comprovativos de morada;
• Contratos;
• Formulários;
• Procurações;
• Declarações;
• Comprovativos financeiros;
• Documentos pessoais ou profissionais;
• Imagens, ficheiros PDF, PNG ou JPG;
• Outros documentos solicitados pelo utilizador da plataforma ao seu cliente final.

Alguns desses documentos podem conter dados sensíveis ou dados de natureza especialmente protegida, dependendo do conteúdo enviado pelo utilizador ou pelo cliente final.

O Nexxo recomenda que não sejam enviados dados excessivos, desnecessários ou não relacionados com a finalidade do processo.

5.7. Dados de comunicação

• E-mails enviados;
• Modelos de e-mail;
• Conteúdo de notificações;
• Registos de envio;
• Estado de entrega, quando disponível;
• Histórico de notificações;
• Comunicações administrativas;
• Comunicações relacionadas com pendências, documentos ou atualizações de processos;
• Preferências de comunicação;
• Consentimentos ou recusas para comunicações de marketing, quando aplicável.

5.8. Dados técnicos e de utilização

• Endereço IP;
• Identificadores de sessão;
• Data e hora de acesso;
• Tipo de navegador;
• Sistema operativo;
• Dispositivo utilizado;
• Páginas e funcionalidades acedidas;
• Erros técnicos;
• Logs de autenticação;
• Logs de atividade;
• Eventos de segurança;
• Tentativas de acesso;
• Alterações relevantes efetuadas na plataforma.

5.9. Dados de pagamento e faturação

Quando aplicável, podemos tratar:

• Dados de faturação;
• Plano contratado;
• Histórico de pagamentos;
• Estado da subscrição;
• Dados fiscais necessários à emissão de faturas;
• Informação limitada de pagamento fornecida por prestadores externos.

O Nexxo não pretende armazenar dados completos de cartões de pagamento, salvo se tal for expressamente informado e realizado através de fornecedor certificado e adequado.

6. Como recolhemos os dados

Os dados pessoais podem ser recolhidos de diferentes formas:

• Quando o utilizador cria uma conta;
• Quando uma empresa configura o seu perfil no Nexxo;
• Quando membros da equipa são convidados ou cadastrados;
• Quando clientes finais são registados pelos utilizadores da plataforma;
• Quando processos são criados ou atualizados;
• Quando documentos são enviados;
• Quando clientes finais acedem ao portal público;
• Quando é solicitado um código OTP para acesso;
• Quando são enviadas ou recebidas comunicações;
• Quando o utilizador contacta o suporte;
• Quando a plataforma regista logs técnicos e de segurança;
• Quando são configurados modelos, serviços, tipos de documentos e notificações.

Também podemos receber dados pessoais de terceiros quando estes são inseridos na plataforma por clientes empresariais, assessores, advogados, consultores ou outros utilizadores autorizados.

7. Finalidades do tratamento

7.1. Prestação do serviço

• Criar e gerir contas;
• Permitir login e autenticação;
• Gerir empresas, equipas e permissões;
• Criar, organizar e acompanhar processos;
• Cadastrar clientes finais;
• Associar documentos a clientes e processos;
• Solicitar documentos;
• Permitir upload e download de ficheiros;
• Permitir o acompanhamento de processos pelo portal público;
• Enviar notificações relacionadas com processos, pendências e documentos;
• Disponibilizar funcionalidades administrativas.

7.2. Segurança e controlo de acesso

• Verificação de identidade;
• Envio de OTP por e-mail para acesso ao portal público;
• Gestão de sessões;
• Controlo de permissões;
• Deteção de acessos indevidos;
• Prevenção de abuso, fraude ou utilização não autorizada;
• Registos de auditoria;
• Monitorização técnica e correção de falhas.

7.3. Comunicação operacional

Podemos utilizar dados de contacto para enviar comunicações necessárias ao funcionamento do serviço, como:

• Confirmação de conta;
• Recuperação de palavra-passe;
• Códigos OTP;
• Avisos de pendências;
• Solicitações de documentos;
• Atualizações de processos;
• Alertas de segurança;
• Alterações relevantes nos termos, política de privacidade ou funcionalidades;
• Notificações administrativas.

Estas comunicações são essenciais para a prestação do serviço e não dependem de consentimento para marketing.

7.4. Comunicação comercial e marketing

Quando aplicável e permitido por lei, podemos enviar comunicações comerciais sobre:

• Novidades do Nexxo;
• Novas funcionalidades;
• Conteúdos informativos;
• Convites para demonstrações;
• Campanhas;
• Atualizações de produto;
• Pesquisas de satisfação.

Sempre que exigido, estas comunicações serão enviadas com base no consentimento do titular ou noutra base legal aplicável. O titular pode retirar o consentimento ou opor-se ao envio de comunicações comerciais a qualquer momento.

7.5. Suporte e atendimento

• Responder dúvidas;
• Resolver problemas técnicos;
• Investigar erros;
• Prestar apoio ao utilizador;
• Melhorar a experiência de utilização;
• Registar histórico de atendimento.

7.6. Melhoria da plataforma

• Compreender a utilização da plataforma;
• Melhorar funcionalidades;
• Corrigir erros;
• Desenvolver novas funcionalidades;
• Melhorar desempenho, segurança e usabilidade;
• Realizar análises agregadas e não identificáveis sempre que possível.

7.7. Cumprimento legal e defesa de direitos

• Cumprir obrigações legais;
• Responder a autoridades competentes;
• Cumprir obrigações fiscais e contabilísticas;
• Gerir pedidos de titulares de dados;
• Prevenir responsabilidades;
• Defender direitos em processos administrativos, judiciais ou extrajudiciais.

8. Bases legais para o tratamento

O tratamento de dados pessoais pelo Nexxo pode basear-se em diferentes fundamentos legais, dependendo da finalidade.

8.1. Execução de contrato

Utilizamos esta base legal quando o tratamento é necessário para prestar os serviços contratados, gerir contas, disponibilizar funcionalidades da plataforma, processar pedidos de suporte e permitir a utilização do Nexxo.

8.2. Cumprimento de obrigação legal

Utilizamos esta base quando o tratamento é necessário para cumprir obrigações legais, fiscais, contabilísticas, regulatórias ou responder a autoridades competentes.

8.3. Interesse legítimo

Podemos tratar dados com base em interesse legítimo para garantir segurança da plataforma, prevenir fraude e abuso, melhorar os serviços, realizar auditorias internas, proteger direitos e interesses do Nexxo, dos utilizadores e de terceiros, enviar determinadas comunicações a clientes existentes quando permitido por lei, e manter registos técnicos e operacionais.

8.4. Consentimento

Podemos utilizar o consentimento quando necessário, por exemplo para comunicações comerciais específicas, determinadas categorias de cookies ou tecnologias semelhantes, tratamentos opcionais ou situações em que a lei exija autorização expressa do titular.

O consentimento pode ser retirado a qualquer momento, sem comprometer a licitude do tratamento realizado antes da retirada.

8.5. Defesa de interesses vitais ou exercício de direitos

Em situações excecionais, poderemos tratar dados quando necessário para proteger interesses vitais de uma pessoa ou para exercer, defender ou comprovar direitos.

9. Dados sensíveis e categorias especiais de dados

O Nexxo não tem como finalidade principal recolher categorias especiais de dados pessoais. No entanto, dependendo do tipo de processo gerido pelo utilizador da plataforma e dos documentos enviados, podem ser incluídos dados que revelem ou contenham informações sensíveis.

Esses dados podem incluir, por exemplo:

• Dados relativos à saúde;
• Dados biométricos presentes em documentos oficiais;
• Dados sobre origem racial ou étnica;
• Dados relativos à vida familiar;
• Dados financeiros;
• Dados relacionados com situação migratória;
• Dados relativos a processos jurídicos ou administrativos;
• Outros dados especialmente protegidos pela legislação aplicável.

Quando o utilizador da plataforma solicitar ou inserir esse tipo de dado, deverá assegurar que possui fundamento legal adequado para o respetivo tratamento.

O Nexxo adota medidas técnicas e organizativas para proteger os dados tratados na plataforma, especialmente quando estes envolvem documentos ou informações sensíveis.

10. Portal público de acompanhamento de processos

O Nexxo pode disponibilizar um portal público através do qual clientes finais podem acompanhar o estado dos seus processos.

O acesso ao portal poderá ocorrer através de link, número de processo ou outro identificador disponibilizado pelo utilizador responsável pelo processo.

Para proteger o acesso a informações e documentos, o Nexxo poderá exigir uma verificação adicional, como o envio de um código OTP para o e-mail previamente associado ao cliente final no processo.

O cliente final só deverá conseguir visualizar ou descarregar documentos após validação do acesso, sempre que essa camada de proteção estiver ativa.

11. Códigos OTP e autenticação de acesso

O Nexxo pode utilizar códigos OTP de uso temporário para confirmar a identidade do cliente final antes de permitir acesso a determinadas áreas, documentos ou informações.

Para esta finalidade, poderemos tratar:

• E-mail associado ao cliente final;
• Código temporário gerado;
• Data e hora de geração;
• Data e hora de expiração;
• Tentativas de validação;
• Endereço IP e informações técnicas associadas ao pedido.

Os códigos OTP são utilizados exclusivamente para fins de segurança e controlo de acesso.

12. Documentos enviados para a plataforma

Os documentos enviados para o Nexxo podem ser carregados por:

• Utilizadores administradores;
• Assessores;
• Membros autorizados da equipa;
• Clientes finais através do portal de acompanhamento;
• Outros utilizadores autorizados pela organização responsável pelo processo.

Os documentos podem ser associados a um cliente, processo, solicitação de pendência, tipo de documento parametrizado, serviço configurado ou histórico documental do cliente.

O acesso aos documentos deve ser limitado aos utilizadores autorizados, conforme permissões configuradas na plataforma.

O utilizador responsável pela organização deve garantir que apenas solicita documentos necessários, adequados e proporcionais à finalidade do processo.

13. Notificações por e-mail e WhatsApp

O Nexxo pode permitir o envio de notificações automáticas ou manuais por e-mail e/ou WhatsApp, incluindo:

• Avisos de criação de conta;
• Boas-vindas;
• Recuperação de palavra-passe;
• Códigos OTP;
• Solicitação de documentos;
• Avisos de pendência;
• Atualizações de processo;
• Lembretes;
• Comunicações administrativas;
• Comunicações comerciais, quando aplicável.

As notificações por WhatsApp dependem da integração com fornecedores externos compatíveis. O Nexxo poderá utilizar prestadores terceiros para viabilizar o envio dessas mensagens.

O conteúdo das comunicações pode ser configurado pelo administrador da organização dentro da plataforma, quando a funcionalidade estiver disponível.

14. Templates de e-mail e comunicações configuráveis

O Nexxo pode disponibilizar uma funcionalidade administrativa para criação, edição e gestão de modelos de e-mail, mensagens e notificações.

Esses modelos podem conter texto livre, variáveis dinâmicas, links para acesso à plataforma, informações do processo, informações da organização, informações do cliente, chamadas para ação, rodapés legais e preferências de comunicação.

O administrador é responsável por garantir que o conteúdo configurado nos templates respeita a legislação aplicável, os direitos dos titulares e as regras de comunicação comercial.

15. Registos de atividade e auditoria

Para segurança, rastreabilidade e melhoria da plataforma, o Nexxo pode manter registos de atividade, incluindo:

• Login e logout;
• Criação, edição ou remoção de dados;
• Upload, download ou eliminação de documentos;
• Alterações em processos;
• Alterações de permissões;
• Envio de comunicações;
• Geração e validação de OTP;
• Acessos ao portal público;
• Alterações em configurações administrativas;
• Publicação ou alteração de políticas, termos e consentimentos;
• Eventos de segurança.

Estes registos ajudam a proteger os utilizadores, investigar incidentes e demonstrar conformidade.

16. Gestão da Política de Privacidade

O Nexxo poderá disponibilizar uma área administrativa para gestão da Política de Privacidade, permitindo:

• Criar novas versões;
• Editar o conteúdo da política;
• Guardar rascunhos;
• Publicar versões;
• Arquivar versões antigas;
• Visualizar histórico de alterações;
• Definir data de entrada em vigor;
• Exigir novo aceite dos utilizadores em caso de alteração relevante;
• Registar data, hora, IP e utilizador associado ao aceite;
• Exibir a versão vigente em páginas públicas e privadas.

Quando houver alterações materiais nesta Política, o Nexxo poderá comunicar os utilizadores por meios adequados, como aviso na plataforma, e-mail ou solicitação de novo aceite.

17. Partilha de dados com terceiros

O Nexxo pode recorrer a terceiros para prestar, manter, proteger e melhorar os seus serviços.

Esses terceiros podem incluir:

• Prestadores de alojamento e infraestrutura cloud;
• Serviços de base de dados;
• Serviços de armazenamento de ficheiros;
• Prestadores de envio de e-mail;
• Prestadores de envio de mensagens WhatsApp;
• Ferramentas de monitorização técnica;
• Serviços de autenticação;
• Serviços de pagamento e faturação;
• Ferramentas de suporte ao cliente;
• Serviços de análise de uso;
• Consultores jurídicos, contabilísticos ou técnicos;
• Autoridades públicas, quando legalmente exigido.

Sempre que atuem como subcontratantes, estes terceiros devem tratar os dados apenas de acordo com as nossas instruções e mediante garantias adequadas de segurança e confidencialidade.

A lista de subprocessadores relevantes poderá ser disponibilizada em página própria ou mediante solicitação.

18. Transferências internacionais de dados

Sempre que possível, procuramos tratar e armazenar dados pessoais dentro do Espaço Económico Europeu.

No entanto, alguns prestadores de serviços utilizados pelo Nexxo poderão estar localizados fora do Espaço Económico Europeu ou tratar dados em países terceiros.

Quando houver transferência internacional de dados, procuraremos assegurar que existem mecanismos adequados de proteção, tais como decisões de adequação da Comissão Europeia, Cláusulas Contratuais-Tipo, medidas técnicas e organizativas complementares ou outros mecanismos legalmente previstos.

19. Conservação dos dados

Os dados pessoais são conservados apenas pelo período necessário para cumprir as finalidades para as quais foram recolhidos, salvo quando a lei exija ou permita prazo superior.

Os critérios de conservação podem incluir:

• Duração da conta do utilizador;
• Duração do contrato com o cliente empresarial;
• Período necessário para prestação do serviço;
• Prazos legais, fiscais e contabilísticos;
• Necessidade de defesa de direitos;
• Obrigações regulatórias;
• Período necessário para investigação de incidentes;
• Instruções do responsável pelo tratamento, quando o Nexxo atua como subcontratante.

19.1. Exemplos de prazos de conservação

Salvo definição diferente em contrato, configuração da organização ou obrigação legal aplicável, poderão ser adotados os seguintes critérios:

• Dados de conta: enquanto a conta estiver ativa e pelo período necessário após o encerramento;
• Dados de faturação: durante o prazo legal aplicável;
• Logs técnicos e de segurança: pelo período necessário para segurança, auditoria e investigação;
• Dados de processos: enquanto o processo estiver ativo e conforme instruções da organização responsável;
• Documentos: enquanto forem necessários para o processo ou conforme determinação da organização responsável;
• Registos de consentimento e aceite: enquanto forem necessários para demonstrar conformidade;
• Comunicações de suporte: pelo período necessário para resolver pedidos e manter histórico razoável de atendimento.

Quando os dados deixarem de ser necessários, poderão ser eliminados, anonimizados ou arquivados de forma segura.

20. Segurança dos dados

O Nexxo adota medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, destruição, alteração indevida, divulgação não autorizada, uso abusivo ou tratamento ilícito.

Essas medidas podem incluir:

• Controlo de acesso por perfis e permissões;
• Autenticação de utilizadores;
• Hash de palavras-passe;
• Verificação por OTP em áreas sensíveis;
• Registos de auditoria;
• Monitorização de eventos suspeitos;
• Encriptação ou mecanismos equivalentes, quando aplicável;
• Boas práticas de desenvolvimento seguro;
• Separação lógica de dados por organização;
• Backups;
• Restrição de acesso interno;
• Revisões periódicas de segurança;
• Procedimentos de resposta a incidentes.

Apesar dos esforços de segurança, nenhum sistema é absolutamente imune a riscos. Caso identifique qualquer suspeita de acesso indevido, vulnerabilidade ou incidente, contacte-nos imediatamente através do e-mail indicado nesta Política.

21. Violação de dados pessoais

Em caso de violação de dados pessoais, o Nexxo avaliará a natureza, extensão e risco do incidente.

Quando aplicável, poderemos:

• Investigar o incidente;
• Adotar medidas de contenção;
• Notificar o cliente empresarial afetado;
• Notificar a autoridade de controlo competente;
• Comunicar os titulares dos dados afetados, quando exigido por lei;
• Registar internamente o incidente;
• Implementar medidas corretivas.

Quando o Nexxo atuar como subcontratante, comunicará o incidente ao responsável pelo tratamento sem demora injustificada, para que este possa cumprir as suas obrigações legais.

22. Direitos dos titulares dos dados

Nos termos da legislação aplicável, os titulares dos dados podem exercer os seguintes direitos:

• Direito de acesso;
• Direito de retificação;
• Direito ao apagamento;
• Direito à limitação do tratamento;
• Direito de oposição;
• Direito à portabilidade;
• Direito de retirar o consentimento, quando o tratamento se basear em consentimento;
• Direito de não ficar sujeito a decisões exclusivamente automatizadas, quando aplicável;
• Direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente.

O exercício destes direitos pode estar sujeito a limitações legais, contratuais ou técnicas, especialmente quando o Nexxo atua como subcontratante em nome de uma organização cliente.

23. Como exercer os seus direitos

Para exercer os seus direitos, pode contactar-nos através do seguinte e-mail:

[inserir e-mail de privacidade ou contacto provisório]

O pedido deve incluir informação suficiente para permitir a identificação do titular e a análise do pedido.

Quando os dados forem tratados pelo Nexxo em nome de uma organização cliente, poderemos encaminhar o pedido para essa organização ou informar o titular sobre a entidade responsável pelo tratamento.

Responderemos aos pedidos dentro dos prazos legalmente aplicáveis.

24. Autoridade de controlo

Caso considere que o tratamento dos seus dados pessoais viola a legislação aplicável, pode apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente.

Em Portugal, a autoridade de controlo é a:

Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD

Website: https://www.cnpd.pt

Morada: Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa, Portugal

25. Cookies e tecnologias semelhantes

O Nexxo pode utilizar cookies ou tecnologias semelhantes para garantir o funcionamento da plataforma, melhorar a experiência do utilizador, manter sessões autenticadas, reforçar a segurança e analisar a utilização do serviço.

25.1. Cookies necessários

Essenciais para o funcionamento da plataforma, autenticação, segurança, gestão de sessão e acesso às funcionalidades contratadas.

25.2. Cookies funcionais

Permitem guardar preferências do utilizador, como idioma, aparência da interface ou configurações de utilização.

25.3. Cookies analíticos

Ajudam a compreender como a plataforma é utilizada, permitindo melhorar desempenho, usabilidade e funcionalidades.

25.4. Cookies de marketing

Podem ser utilizados para medir campanhas ou apresentar conteúdos relevantes, quando aplicável e mediante consentimento, se exigido por lei.

O utilizador poderá gerir as suas preferências de cookies quando essa funcionalidade estiver disponível ou através das configurações do navegador.

26. Decisões automatizadas e perfilagem

O Nexxo não tem como finalidade tomar decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos significativos sobre os titulares dos dados.

A plataforma pode, no entanto, utilizar automações operacionais, como:

• Envio automático de notificações;
• Sugestão de serviços com base em configurações da organização;
• Alertas de pendências;
• Organização de dados;
• Regras internas de segurança;
• Geração de lembretes.

Estas automações destinam-se a melhorar a eficiência da plataforma e não substituem a análise humana quando decisões relevantes precisem ser tomadas pela organização responsável pelo processo.

27. Dados de menores

O Nexxo não se destina diretamente à utilização por menores de idade.

No entanto, dependendo do tipo de processo gerido pelos utilizadores da plataforma, podem ser inseridos dados relativos a menores, por exemplo em processos familiares, administrativos, documentais ou migratórios.

Nesses casos, a organização responsável pelo tratamento deve garantir que possui fundamento legal adequado para tratar esses dados e que respeita os deveres legais aplicáveis.

28. Responsabilidades dos utilizadores da plataforma

Os utilizadores do Nexxo comprometem-se a:

• Inserir apenas dados necessários, corretos e atualizados;
• Solicitar apenas documentos adequados à finalidade do processo;
• Garantir que possuem fundamento legal para tratar os dados dos seus clientes;
• Informar os seus clientes sobre o tratamento dos dados, quando aplicável;
• Configurar corretamente permissões de acesso;
• Manter confidenciais as credenciais de acesso;
• Não partilhar contas individuais;
• Comunicar suspeitas de acesso indevido;
• Eliminar ou anonimizar dados quando deixarem de ser necessários;
• Respeitar a legislação aplicável em matéria de proteção de dados.

O Nexxo não se responsabiliza pelo conteúdo inserido pelos utilizadores quando atua apenas como prestador tecnológico e subcontratante, salvo nos limites previstos na lei.

29. Confidencialidade

O acesso a dados pessoais dentro do Nexxo deve ser limitado a pessoas autorizadas e apenas quando necessário para as respetivas funções.

Membros da equipa, prestadores e parceiros que tenham acesso a dados pessoais devem estar sujeitos a deveres de confidencialidade, obrigações contratuais ou compromissos equivalentes.

30. Eliminação de conta e dados

O utilizador ou organização cliente poderá solicitar a eliminação da conta ou dos dados associados, sujeito a:

• Obrigações legais de conservação;
• Necessidade de manutenção de registos contratuais;
• Dados necessários para faturação;
• Dados necessários para defesa de direitos;
• Instruções específicas quando o Nexxo atua como subcontratante;
• Limitações técnicas razoáveis.

A eliminação pode resultar na perda de acesso a processos, documentos, histórico e configurações da plataforma.

Antes de solicitar a eliminação, recomenda-se que a organização exporte ou descarregue os dados necessários, quando essa funcionalidade estiver disponível.

31. Backups

O Nexxo pode manter cópias de segurança para garantir continuidade do serviço, recuperação em caso de falha e proteção contra perda de dados.

Os dados presentes em backups poderão permanecer armazenados por período limitado, mesmo após eliminação da conta ou de determinados dados em ambiente ativo.

Esses backups são protegidos por medidas de segurança e eliminados ou sobrescritos conforme os ciclos definidos internamente.

32. Integrações com terceiros

O Nexxo pode permitir integrações com serviços externos, como:

• Serviços de e-mail;
• Serviços de WhatsApp;
• Serviços de armazenamento;
• Serviços de pagamento;
• Serviços de autenticação;
• Ferramentas de produtividade;
• Sistemas externos utilizados pela organização cliente.

Quando uma organização ativa uma integração, determinados dados podem ser partilhados com o fornecedor externo para viabilizar a funcionalidade.

A organização responsável deve avaliar se a integração é adequada às suas obrigações legais e informar os titulares quando necessário.

33. Links externos

A plataforma pode conter links para páginas externas, documentos, websites de terceiros ou serviços integrados.

O Nexxo não controla as práticas de privacidade desses terceiros e recomenda que o utilizador consulte as respetivas políticas de privacidade antes de fornecer dados pessoais.

34. Alterações a esta Política

Esta Política poderá ser alterada periodicamente para refletir:

• Mudanças legais ou regulatórias;
• Novas funcionalidades;
• Alterações nos serviços;
• Alterações em subprocessadores;
• Ajustes de segurança;
• Melhorias de transparência;
• Alterações operacionais ou contratuais;
• Definição dos dados formais da entidade responsável, domínio oficial, morada ou contactos institucionais.

A versão vigente estará sempre disponível na plataforma e/ou no website do Nexxo, quando o domínio oficial estiver definido.

Quando as alterações forem relevantes, poderemos comunicar os utilizadores por e-mail, aviso na plataforma ou solicitação de novo aceite.

O histórico de versões poderá ser mantido para fins de transparência, auditoria e comprovação de conformidade.

35. Contactos

Para questões relacionadas com esta Política de Privacidade ou com o tratamento de dados pessoais, contacte-nos através de:

E-mail de privacidade: [inserir e-mail de privacidade ou contacto provisório]

E-mail geral: [inserir e-mail]

Responsável pelo projeto: [inserir nome ou entidade]

Morada: [a definir]

Website: [a definir]

36. Resumo simples

Em linguagem simples:

• O Nexxo trata dados para permitir a gestão de processos, clientes, documentos, notificações e equipas.
• Alguns dados são inseridos diretamente pelos utilizadores da plataforma.
• Outros dados pertencem aos clientes finais das empresas que utilizam o Nexxo.
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